社内調査におけるヒヤリングの留意点について、弁護士法人あいち刑事事件総合法律事務所が解説します。
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そもそも社内調査とは何か
社内調査とは、一般に、企業内で業務に関し、社員による違法行為や不適切な行為（以下、まとめて「不正行為」と呼びます。）が行われた場合、あるいはその疑いが生じた場合に、企業が主催者となって実施する調査のことをいいます。
社内調査におけるヒヤリングの意味
社内調査のためには、事案に関連する資料を当該部署から収集し、確認をするほか、最も重要なものとして、社員に対するヒヤリングの実施があります。
企業で不正行為が行われ、またその疑いがある場合に、事実関係を解明するため、事情を知っている関係者のヒヤリングを実施することは必要不可欠です。
前回は、「企業が社員に対してヒヤリングに応じるよう命じることができるか」について解説しましたが、今回は、企業がヒヤリングを実際に行う際の留意点について解説します。
対象者の選定
まず、社内調査のきっかけとなった申告や初期段階で収集した客観的な証拠などから、ヒヤリングの対象者を選定する必要があります。
ヒヤリングの対象者としては、不正行為を行った疑いのある者（嫌疑者）、不正行為に関係する役員、従業員が中心となりますが、場合によっては、退職者や取引先の担当者等に協力を求めてヒヤリングを実施することもあり得ます。
ヒヤリングを実際に行う際の留意点
まず第１に、社内調査が行われる端緒として、日頃の内部監査、内部通報、外部からの情報提供などがありますが、ヒヤリングの対象者の中に内部通報者等の協力者がいる場合には、この者の保護を図る必要があります。社内において、あたかもその協力者が悪いかのように協力者探しが始まり、その者が社内にいられない事態となれば、今後、内部通報等する者はいなくなってしまいます。そのようなことが起きないよう、協力者の氏名等、協力者が誰であるか特定できるような情報は絶対に秘匿する必要があります。
次に、ヒヤリングにおいては、不正行為の申告者がいればその者から開始し、次いで目撃者等中立的な立場の者、利害関係者の順番で行い、最後に不正行為を行った疑いのある者に対して行うのが通常のパターンといえます。
ヒヤリングを実施することにより、社内調査を行っていることが、ヒヤリングの対象には知られますので、早い段階で不正行為を行った疑いのある者についてヒヤリングを行うと、その者による関係者への働きかけなど、証拠隠滅工作が行われてしまうリスクが大きくなります。
また、既に不正行為の案件が大きく報道されているような事案は別ですが、ヒヤリングは密行的に、かつ、短期間に集中して行う必要があります。ヒヤリングが社内で表立って実施されれば、会社内部で、不正行為の犯人捜しが始まるなど相互不信が生じ、関係者の協力が得られなくなる可能性があります。
実施する期間が長引くほど、不正行為の実行者による罪証隠滅工作が行われるリスクが大きくなってしまいます。
参考報道：ＮＴＴ西日本子会社の顧客情報９００万件流出、社内調査後も対策せず…個人情報を自由に持ち出し
次回は、不正行為を行った疑いのある者（嫌疑者）に対するヒヤリングについて、別個に取り上げて解説します。
最後に
社内調査をする際には、人証（関係者へのヒアリングなど）と物証（事案に関連する資料）の両方を調べることが必要となり、必要に応じて外部の専門家を利用することも考えられます。
事実を明らかにするためには、どれだけ証拠を集められるかが重要です。
調査に慣れている弁護士に依頼して、社内の担当者と一緒に進めていくのがベストといえるでしょう。
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