コンプライアンス体制の一つとして、内部通報制度を設けることが考えられます。そもそも一定の規模の企業については、内部通報制度の設置が義務付けされています。
ここでは内部通報制度とはなにか、内部通報制度を導入するメリットとデメリットについて解説します。
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内部通報制度とは
「内部通報制度」とは、企業内における違法行為などを、上司ではなく社内に設置された通報窓口や役員などに直接報告することができるシステムを設置し、通報者を保護する制度です。
内部通報と似た言葉として「内部告発」がありますが、両者の違いは、内部通報が「社内」に対する通報であるのに対して、内部告発は「外部」に対する通報である点で違いがあります。
また、内部通報は「公益通報」の一部であり、内部通報者は「公益通報者保護法」によって保護されることになります。
「公益通報者保護法」に規定されている「公益通報」とは、「労働者・退職者・役員が、不正の目的ではなく勤務先における刑事罰・過料の対象となる不正を通報すること」とされています。
公益通報を行う先の窓口は社内窓口だけでなく、行政機関や報道機関も含まれていますが、行政機関や報道機関に対する通報は「外部通報」として「内部通報」とは区別されます。
内部通報制度のメリット
内部通報制度は、社内における違法行為を通報するシステムですので、このシステムが正常に作動していると、社内の自浄作用を促すことが期待できます。
すなわち、内部通報される可能性が役員や従業員等に周知されていることにより、「違法行為などをすると内部通報されてしまうかもしれない」と考えて違法行為やハラスメントなどを思いとどまることになり、企業犯罪や不祥事を未然に防ぐことが期待できます。
また、内部通報により不正を早期に発見することができ、迅速な対応が可能となることで、自社へのダメージを最小限に抑えることができる効果が期待できます。
さらに、きちんとした内部通報制度を整備していることは、不正の予防や早期発見に対する対応がきちんとできている会社であると外部にも示すことができるため、会社自体の信頼性を高めることにもつながります。
近年では、取引先を決める一つの基準となっていたり、内部通報制度の整備がリクルートの項目に入っていたりすることも多くなってきています。
内部通報制度のデメリット
内部通報制度は、きちんと機能していないと意味がありません。
そのため、窓口の設置はもとより、通報を受ける担当者の確保や育成、守秘義務を守るための環境の整備、通報を受けた内容に関する調査体制の構築、内部通報に関する社内研修など、内部通報制度を正常に機能させるためには人的・物的資源の確保や金銭的負担がかかってきます。
ただ設置しただけでは意味がありませんし、正常に機能していなければ会社の信用を貶めてしまうという悪影響も考えられます。
事業者の体制整備義務
内部通報制度に関して、公益通報者保護法が改正され、事業者に対して内部通報に適切に対応するために必要な体制の整備等が義務付けられました。
体制の整備を義務付けられている事業者は、常時使用する労働者の数が３００人を超える事業者となっていますが、常時使用する労働者の数が３００人以下の事業者についても努力義務となっています。
整備が必要な体制としては、窓口の設置、「従業者」の指定、内部規定の作成等が定められています。
また、体制整備義務違反等の事業者には助言・指導、勧告及び勧告に従わない場合の公表といった行政措置がとれるようになっています。
さらに、内部調査等の従事者に対しては、通報者を特定させる情報の守秘を義務付けられており、違反した場合には３０万円以下の罰金という刑事罰が定められています。
内部通報者に対する保護の内容
内部通報者については、内部通報をしたことを理由とする解雇は無効であり（役員については「解任」は無効とならないが損害賠償請求が可能）、降格・減給その他の不利益な扱い（配置転換や嫌がらせなど）が禁止されています。
また、内部通報をしたことによって生じた損害に対する会社からの損害賠償請求はできないことになっています。
仮に、内部通報をしたことを理由として解雇や降格・減給をされた内部通報者は、その処分について裁判で争うことができます。
内部通報制度の整備にあたってのポイント
内部通報制度を整備するにあたっては、窓口担当者として専門性と独立性を兼ね備えた人材を確保する必要があります。
窓口担当者は、内部通報の受付を行うだけではなく、関係者と担当部署をつないだり、調査を行ったりすることになるので、独立性も要求されます。
また、外部専門家である弁護士との連携を図ったり、社内で内部通報制度について周知させるための研修を行ったりすることも必要となるので、専門性も必要になります。
窓口の設置や担当者の選定などが適切かどうか、内部通報制度について従業員等がきちんと理解できているかといったことが内部通報制度が正常に機能する第一歩ですので、制度整備をする際には、専門家である弁護士にアドバイスをもらいましょう。
